Планирование рабочего времени (дня)

Рейтинг самых лучших брокеров бинарных опционов 2020:
  • Бинариум
    Бинариум

    1 место в рейтинге! Самый честный и надежный брокер бинарных опционов!
    Идеально подходит для новичков и средне-опытных трейдеров.
    Бесплатное обучение и демо-счет!
    Дают бонус за регистрацию:

Ваш распорядок дня — ключ к вашему успеху

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

  1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
  2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
  3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
  4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
  5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Рейтинг брокеров бинарных опционов полностью на русском языке:
  • Бинариум
    Бинариум

    1 место в рейтинге! Самый честный и надежный брокер бинарных опционов!
    Идеально подходит для новичков и средне-опытных трейдеров.
    Бесплатное обучение и демо-счет!
    Дают бонус за регистрацию:

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

  1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
  2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Как планировать свой день: советы и примеры

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»

  • Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
  • Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
  • Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
  • «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
  • Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

  • А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
  • В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
  • С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
  • D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Пример составления плана на день

Примерный план на день выглядит так:

  • 6.00-подъем;
  • 6.00-6.30 – душ, зарядка;
  • 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
  • 7.00-7.40-сборы на работу;
  • 8.30-12.30 – работа в офисе;
  • 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
  • 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
  • 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
  • 15.15-17.30 – рабочая встреча;
  • 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
  • 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
  • 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
  • 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
  • 21.30 – 22.00 – душ;
  • 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
  • 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

  • Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
  • Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

  • Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
  • Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
  • Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
  • Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
  • Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
  • Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
  • Распределяйте дела на неделю равномерно.

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

  • Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
  • Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
  • Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
  • Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Выводы

Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.

Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!

Как выстраивать время, работая из дома

Открывая интернет-магазин и работая из собственной квартиры, многие предприниматели думают, что теперь могут сами планировать свой рабочий день. Казалось бы, красота: хочу — работаю, хочу — отдыхаю. Можно вообще рвануть в отпуск и продавать прямо из номера гостиницы на берегу океана. А на практике все превращается в бардак: вечное откладывание дел на потом, бесцельное хождение по дому и сон до полудня. Как результат — низкая эффективность работы. О том, как этого избежать и структурировать время правильно — наша новая статья.

Правило первое: железная дисциплина

Главный плюс работы на себя — это отсутствие назойливого начальника. Никто не стоит над душой, не забегает в офис каждые 5 минут с целью раздать бесценные указания и дать очередное задание. Но это же и большой минус. Если в случае с руководителем вся дисциплина идет извне, то когда работаешь из дома, этот фактор отсутствует полностью. На деле отсутствие начальника может привести к постоянному прокрастинированию.

Дело в том, что без мотивирующего пинка заставить себя работать довольно сложно. Такова уж человеческая натура. Единственный выход — воспитать в себе железную самодисциплину. Пока ее нет, отсутствует смысл идти дальше: расписывать для себя режим дня, ставить напоминалки на телефон и скачивать приложения для тайм-менеджмента. Вы просто проигнорируете сигналы о том, что пора бы и поработать.

Дисциплинировать себя любимого не так просто, как кажется на первый взгляд. Эволюция постаралась и сделала так, что наш организм старается сохранить энергию в любой ситуации, когда это возможно. Работа из дома — одна из них. Ваш мозг не понимает, зачем напрягаться, если можно пойти и попить чаю, а потом посмотреть очередной сериал.

В общем, единственный выход — усилие воли. Нужно просто взять себя в руки и заставить работать. Но задачу можно значительно облегчить при помощи нескольких способов:

  • записаться на тренинги. Есть масса профессиональных психологов, которые помогут вам с самодисциплиной. Посетите несколько таких занятий — индивидуальных или групповых. Там прямо на практике отрабатываются различные ситуации для поднятия дисциплины. Готовьтесь: будет очень некомфортно: придется выполнять неудобные и непривычные задания;
  • работать с партнером. Когда от вашей дисциплины зависите не только вы, но и посторонние люди, это сильно мотивирует. Уж если на 9:00 назначен созвон по скайпу с партнером — никуда от этого не денешься. Стимул не подводить человека сработает как нельзя лучше;
  • почитайте мотивирующую литературу: биографии успешных предпринимателей, книги по самоконтролю и саморазвитию;
  • найдите внешний мотиватор. Самое простое — попросить членов семьи напоминать вам о рабочих часах и времени отдыха. И, конечно, прислушиваться и делать, когда это напоминание получите.

Правило второе: разработайте режим дня

Первое, с чем сталкиваются бизнесмены, работающие из дома — отсутствие внятного и налаженного режима. “Буду работать когда захочу” — не более, чем заблуждение. Подводный камень в том, что это самое “захочу” не наступит никогда — проверено. Пока не начнет гореть дедлайн, многие к работе не приступят.

Именно поэтому структурирование времени работы и отдыха стоит на втором месте после дисциплины. Не стоит перегибать палку и разрабатывать многоуровневый режим дня с описанием перерывов в работе и прочими деталями процесса. Вполне достаточно определить рабочие часы в течение дня. Например, с 10 утра до 6 вечера — работа с перерывом на обед. Этого хватит. Главное — не давать себе поблажек и придерживаться установленного расписания.

Плюс удаленной работы в том, что рабочие часы можно установить в любое время. Если вы жаворонок и наиболее эффективно работаете в утренние часы — ставьте рабочее время с 8 утра до 5 вечера. Совам можно сдвинуть сроки на несколько часов вперед и трудиться, скажем, с 11:00 до 20:00.

В дальнейшем режим дня можно корректировать и дополнять подробностями. Например, включить в ежедневный распорядок время занятия спортом, чтение книг и саморазвитие, походы в кино и другие развлечения. И помните: не так важно наличие режима, как его неукоснительное соблюдение.

Правило третье: планирование

Планирование и режим дня — это не одно и то же. В режиме дня учтен только сам факт рабочего времени, без учета того, как оно будет использоваться. При планировании нужно разработать список конкретных дел на некоторое время вперед. Например, завтра в 10 утра сделать важный звонок, поработать с документами или сдать декларацию в налоговую. Это позволит не откладывать важные задачи на потом.

Как технически решить этот вопрос — дело ваше. Если удобно записывать задачи в ежедневнике или на листе бумаги — не вопрос. Предпочитаете мобильные приложения — замечательно, лишь бы это работало.

Виды планирования

Один из отцов основателей Соединенных Штатов Америки — Бенджамин Франклин — разработал свою систему планирования. Портрет этого человека помещен на стодолларовой купюре, как будто напоминая предпринимателям: время — деньги. Его система планирования называется пирамидой Франклина. Суть в том, что все задачи располагаются в пирамиде в зависимости от приоритетности:

  1. План на день. Это текущие рабочие вопросы, которые могут быть решены за одну рабочую смену.
  2. Краткосрочный план. Это задачи, требующие более детальной проработки и подготовки. Для интернет-магазина это может быть смена поставщика, расширение ассортимента продукции и так далее. Составляется на несколько месяцев.
  3. Долгосрочный план на год или несколько лет. Включает в себя стратегические задачи бизнеса.
  4. Генеральный план достижения цели. Это те вещи, которые помогают достичь главного: заработать миллиард долларов, стать лидером продаж в регионе.
  5. Глобальная цель. То, к чему вы стремитесь в своей жизни.
  6. Главные жизненные ценности.

Суть подхода в том, что вся пирамида должна быть подчинена высшей задаче. А она у каждого своя. Кто-то мечтает стать миллионером, а кто-то — жить на Багамских островах.

Правило четвертое: расставляйте приоритеты

Все рабочие вопросы имеют разную ценность. Есть более срочные дела, а есть те, которые могут и подождать. Еще один популярный эксперт в области менеджмента — Стивен Кови — предложил свою систему расстановки приоритетов. Согласно этой системе все задачи можно поделить на:

  • важные и срочные. Такие вопросы нужно решать в первую очередь, причем самостоятельно;
  • важные, но не срочные. Это основной блок задач, которому нужно посвятить большую часть времени. Именно решение важных несрочных задачи Кови считает локомотивом прогресса;
  • срочные, но не важные. Мелкие рабочие вопросы, которые нужно сделать здесь и сейчас. Например, заказать товар: вроде бы просто текущий момент, но если его вовремя не решить, последствия будут печальными;
  • не важные, не срочные. Строго говоря, их можно сделать когда угодно или вообще поручить кому-то другому. Например, вы давно хотели сделать ремонт в офисе. Это почти не влияет на рабочий процесс, если, конечно трубы не текут и плитка не отваливается.

Возвращаемся к планированию рабочего времени. Если вы будете ставить на первый план дела из второго и третьего блоков, то обязательно столкнетесь с проблемами в виде цейтнотов, проваленных сроков и невыполненных задач. Нужно сосредоточиться на первых двух и сделать их в первую очередь. А вопросы из последнего пункта можно вообще принести в жертву или отложить до лучших времен.

Правило пятое: режим — это вопрос привычки

Как говорят психологические исследования, если что-то делать 30 дней подряд, то это войдет в привычку, даже если сначала будет тяжело. Можно использовать этот прием и для выработки подходящего режима рабочего времени. Не стоит дожидаться того момента, когда все войдет в свое русло само собой: лучше потерпеть месяц, а потом наслаждаться результатом — все будет происходить как само собой разумеющееся.

Вот несколько полезных навыков, которые помогут эффективно распоряжаться рабочим временем:

  • вставать и ложиться в одно и то же время;
  • заниматься делами в рабочей обстановке: за рабочим столом, в кафе или другом месте;
  • выработать режим питания;
  • выделять время на отдых в течение рабочего дня;
  • соблюдать режим.

Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу

Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.

Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.

В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.

Правило седьмое: сон всему голова

Плохо организованный сон сильно снижает эффективность работы. Ловушка состоит в том, что вам, в отличие от офисного работника, завтра рано не вставать. В эту засаду попало немало предпринимателей, работающих на дому. Смотреть телевизор или сидеть в интернете до 2 ночи — могут, умеют, практикуют. А наутро пожинают плоды в виде низкой работоспособности, рассеянного внимания и других прелестей бессонной ночи. Чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться несложных правил:

  • ложиться и вставать в одно и то же время;
  • не думать в кровати о проблемах бизнеса;
  • после пробуждения не бросаться с места в карьер и приступать к работе, а дать себе время прийти в себя, спланировать день и наметить другие дела;
  • идти спать, даже если работа не закончена. Утро вечера мудренее, а все дела все равно не переделаешь.

Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска

Структурировать нужно не только рабочий день, но и неделю и даже календарный год. Устраивайте себе хотя бы один выходной в неделю, например, воскресенье. Выключайте телефон, не проверяйте почту и вообще думайте о работе по минимуму. А еще лучше провести время с пользой: побыть с семьей, посетить культурное мероприятие или просто прогуляться. Это позволит восстановить силы и с удвоенной энергией приступить к работе в понедельник.

Отдельная тема для разговора — отпуск. Не думайте, что за неделю дела в интернет-магазине встанут, сотрудники начнут халтурить и вы упустите выгодный контракт. Есть достаточный арсенал инструментов сделать так, чтобы этого не произошло. Например, делегировать полномочия, правильно распределять задачи или назначить временного заместителя.

Никто не будет спорить, что отпуск — это маленькая жизнь. Проведите его с максимальной пользой: съездите в туристическую поездку, устройте путешествие, словом, отдохните, как следует. Многие бизнес-идеи приходят как раз в те моменты, когда вы максимально отвлекаетесь от рутинных дел. Это позволяет встряхнуться и посмотреть на бизнес со стороны.

А мы желаем вам правильно распоряжаться своим временем, ведь время — это деньги. Удачи в бизнесе!

ТОП площадок для торговли бинарными опционами:
  • Бинариум
    Бинариум

    1 место в рейтинге! Самый честный и надежный брокер бинарных опционов!
    Идеально подходит для новичков и средне-опытных трейдеров.
    Бесплатное обучение и демо-счет!
    Дают бонус за регистрацию:

Добавить комментарий